Ako to funguje: cesta jednej objednávky firmou
Do firmy príde e-mail s objednávkou v PDF. Ukážeme, čo sa s ňou deje dnes – a čo sa zmení, keď ju prevezme AI agent. Jeden konkrétny prípad, žiadna teória.
Čo sa s objednávkou deje dnes
Modelový príklad zostavený z auditov u klientov Easytrade: obchodno-servisná firma, objednávky chodia e-mailom. Časy sú typické, nie extrémne.
Objednávka príde do spoločnej schránky.
- čaká
1 h 38 min Referentka ju otvorí a prečíta. Dovtedy riešila iné e-maily.
Prepisuje 14 položiek do ERP. Jeden kód nesedí s cenníkom, hľadá ho.
Zistí, že z položky 7 je skladom len 80 ks zo 120. Píše zákazníkovi.
- čaká
cez noc
15 h 20 min Zákazník odpovie: pošlite 80 ks, zvyšok neskôr.
- čaká
1 h 15 min Referentka založí objednávku v ERP a pošle potvrdenie.
Tá istá objednávka. S agentom.
V stredu ráno už nikto nič neprepisuje. Takto prešla firmou s agentom – od príchodu e-mailu po záznam v reporte. Posúvajte sa krokmi, scéna sa mení s vami.
-
Prečíta
Agent si všimne nový e-mail v schránke objednávok. Otvorí PDF v prílohe a prečíta ho ako človek – aj keď je to sken.
nová správa · objednavka_0917.pdf · 2 strany -
Vyťaží položky
Z dvoch strán textu urobí štruktúrovaný zoznam: 14 riadkov s kódom, množstvom a cenou. Doplní dodaciu adresu a požadovaný termín.
14 položiek · adresa · termín do 12. 9. -
Overí v ERP
Každý kód, cenu a dostupnosť skontroluje priamo vo vašom ERP. 13 položiek sedí. Pri položke 7 chce zákazník 120 ks, skladom je 80.
13 OK · 1 výnimka (položka 7) -
Výnimku odovzdá človeku
Agent neháda. Referentke pošle do Teamsu jednu otázku s pripraveným návrhom: poslať 80 ks teraz a 40 ks do 5 dní? Ona potvrdí jedným klikom.
otázka odoslaná 14:54 · 15:06 schválila K. Nováková (obchod) -
Potvrdí zákazníkovi
Založí objednávku v ERP a zákazníkovi pošle potvrdenie s termínmi oboch dodávok. V tóne, akým píše vaša firma.
objednávka 2026-0917 založená · potvrdenie odoslané -
Zapíše a reportuje
Celý priebeh ostáva v logu – čo prečítal, čo našiel, kto rozhodol. Do týždenného prehľadu pribudne: 15 minút, z toho 1 minúta ľudskej práce.
log uložený · report aktualizovaný
Čo sa na jednej objednávke zmenilo
Nejde o rýchlosť čítania. Ide o to, že objednávka nečaká, kým bude mať niekto čas.
plný pruh = ostáva ľuďomšrafovaný pruh = preberá agent
- Objednávka je potvrdená v deň, keď príde – aj o 17:00, aj v sobotu.
- Každá položka je skontrolovaná oproti ERP, nie namátkovo.
- Ľudia riešia len výnimky – a dostanú ich už s návrhom riešenia.
- Viete presne, čo sa stalo, kto rozhodol a prečo.
Časy sú ilustračné. Pri pilote ich meriame na vašich skutočných objednávkach.
- E-mailčítanie · odosielanie
- Microsoft 365 alebo Google Workspace
- ERP / skladčítanie · zápis
- overuje položky, zakladá objednávky
- CRMčítanie · zápis
- dopĺňa históriu zákazníka, zapisuje úlohy
- Dokumenty a cenníkylen čítanie
- PDF, skeny, DMS – podľa nich rozhoduje
- Teams / Slackotázky
- pýta sa ľudí, keď si nie je istý
- Log a reportzápis
- zapisuje každý krok a rozhodnutie
Nepotrebujete nový systém
Agent sa napojí na to, čo už používate – cez rozhranie, export alebo pohľad do databázy. Pri objednávkach sú to zvyčajne štyri veci: schránka, ERP, cenník a kanál, kde sa pýta ľudí. Nič nemigrujeme, nič nevymieňame.
- Na začiatok stačí prístup na čítanie – zápis do systémov povoľujete až po pilote.
- Ak systém rozhranie nemá, doplní ho tím Easytrade ako malý softvér na mieru.
- Rovnaký vzor – prečítať, vyťažiť, overiť, rozhodnúť, zapísať – funguje aj pre faktúry, reklamácie, dopyty či servisné požiadavky.
Samostatnosť agenta rastie po krokoch, ktoré schvaľujete vy: najprv len navrhuje, potom koná so schválením, nakoniec sám v rámci dohodnutých hraníc.
Ktorá požiadavka u vás dnes čaká najdlhšie?
Na bezplatnej konzultácii si prejdeme jednu vašu skutočnú objednávku, faktúru alebo dopyt a ukážeme, ktoré kroky by prevzal agent a kde ostane človek. Bez záväzkov.
Bezplatná konzultácia