Obchod a zákazníci
Všetko, čo prichádza od zákazníkov a k zákazníkom odchádza: dopyty, cenové ponuky, objednávky, otázky na podporu, e-shop a obsah pre marketing. Agent triedi, vyťažuje a pripravuje návrhy – obchodník, podpora a marketér už len kontrolujú a schvaľujú.
Obchod a objednávky
Agent preberá rutinu okolo dopytov, cenových ponúk a objednávok – od prvého e-mailu až po zápis do ERP.
-
Kvalifikácia prichádzajúcich dopytov
Agent prečíta dopyt z webu alebo e-mailu, doplní údaje o firme z verejných registrov a CRM a ohodnotí ho podľa vašich kritérií. Obchodník dostane zoradený zoznam s odporúčaním, komu sa venovať ako prvému.
-
Návrh cenovej ponuky
Z požiadavky zákazníka a vášho cenníka agent zostaví návrh ponuky vrátane zliav podľa pravidiel, ktoré určíte. Zákazníkovi ju odosiela až po schválení obchodníkom.
-
Objednávka z e-mailu do ERP
Agent rozpozná objednávku v texte alebo prílohe e-mailu, spáruje položky s vašimi kódmi a založí objednávku v ERP. Nejasné položky označí a nechá potvrdiť človekom.
-
Pripomienky a follow-upy
Agent sleduje otvorené ponuky a dopyty bez odpovede, pripraví pripomienku v tóne predchádzajúcej komunikácie a navrhne obchodníkovi ďalší krok. Odoslanie potvrdzuje obchodník.
-
Aktualizácia CRM po stretnutí
Z poznámok alebo prepisu stretnutia agent vyberie dohodnuté úlohy a termíny, zapíše ich do CRM a pripraví zhrnutie pre zákazníka. Zhrnutie odchádza až po schválení.
Napríklad výrobná firma dostáva dopyty e-mailom v rôznych podobách – raz tabuľka, inokedy dve vety a fotografia. Agent z každého vyťaží položky, množstvá a termín, doplní históriu zákazníka z CRM a obchodníkovi pripraví návrh ponuky. Obchodník ju len skontroluje, upraví a odošle.
E-mail a zákaznícka podpora
Agent triedi prichádzajúce správy, na bežné otázky odpovedá z vašich podkladov a zložitejšie prípady odovzdá správnemu človeku aj s pripraveným návrhom odpovede.
-
Triedenie a smerovanie správ
Agent rozpozná, o čo v správe ide, a priradí ju správnemu tímu alebo pracovníkovi vrátane priority. Urgentné prípady označí a upozorní na ne okamžite.
-
Odpovede na bežné otázky
Na otázky o dodaní, cenách či otváracích hodinách odpovedá agent z vašich podkladov a systémov. Pri neistote odpoveď neodošle, ale pripraví návrh pre človeka.
-
Návrh odpovede pre pracovníka
K zložitejším požiadavkám agent dohľadá históriu zákazníka a súvisiace doklady a pripraví návrh odpovede. Pracovník ho upraví a odošle jedným klikom.
-
Spracovanie reklamácií od zákazníkov
Z e-mailu a fotografií agent vyťaží číslo objednávky, popis problému a požiadavku zákazníka, založí reklamáciu a potvrdí jej prijatie. O uznaní rozhoduje vždy váš pracovník.
-
Denný prehľad podpory
Každé ráno agent zhrnie, čo prišlo, čo je nevybavené a ktoré témy sa opakujú. Vedúci vidí, kde sa hromadí práca, bez prechádzania schránky.
Napríklad do spoločnej schránky podpory prichádzajú denne desiatky správ – otázky na stav objednávky, reklamácie, žiadosti o faktúru. Agent každú zaradí, na stav objednávky odpovie sám z údajov v systéme, ak píše zákazník z e-mailu uvedeného pri objednávke, a reklamáciu založí ako ticket s návrhom odpovede. Pracovník podpory návrh len skontroluje a odošle.
E-shop a online predaj
Agent drží poriadok v objednávkach, produktoch a zákazníckych otázkach – najmä tam, kde e-shop, sklad, dopravcovia a účtovníctvo spolu nekomunikujú.
-
Otázky k stavu objednávky
Agent zákazníkom odpovie, kde je ich balík – z dát e-shopu a dopravcu, e-mailom aj v chate, po overení čísla objednávky a kontaktu zákazníka. Neštandardné situácie, napríklad stratenú zásielku, odovzdá človeku.
-
Produktové texty a preklady
Z podkladov dodávateľa agent pripraví popis produktu, parametre a preklady do ďalších jazykov v tóne vašej značky. Publikuje ich až po schválení.
-
Cenníky a dostupnosť od dodávateľov
Agent načíta cenníky a stavy skladu z e-mailov či portálov dodávateľov, porovná ich s aktuálnymi údajmi a pripraví zoznam zmien. Dostupnosť a zmeny v rámci hraníc, ktoré nastavíte, zapíše sám; väčšie cenové skoky a nové položky nechá potvrdiť správcovi e-shopu.
-
Vrátenie tovaru a refundácie
Zo žiadosti o vrátenie agent overí objednávku a zákonnú lehotu, pošle zákazníkovi pokyny a štítok na odoslanie a po prijatí tovaru na sklade pripraví podklad na refundáciu. Vrátenie peňazí schvaľuje váš pracovník.
-
Kontrola objednávok pred expedíciou
Agent prejde nové objednávky a upozorní na nezrovnalosti – neúplnú adresu, nespárovanú platbu či položku, ktorá nie je na sklade. Sklad tak rieši len skutočné výnimky.
Napríklad e-shop s niekoľkými tisíckami produktov dostáva od dodávateľov cenníky a popisy v rôznych formátoch. Agent z nich vyťaží zmeny cien a dostupnosti, pripraví produktové texty podľa vašej šablóny a všetko predloží na schválenie. Správca e-shopu potvrdí zmeny hromadne namiesto ručnej úpravy každej položky.
Marketing a obsah
Agent preberá prípravu podkladov, prvé návrhy textov a rutinný reporting – o tom, čo sa publikuje, rozhodujú vaši ľudia.
-
Návrhy textov v tóne značky
Z podkladu – produktovej karty, briefu či zápisu z porady – agent pripraví návrh článku, príspevku alebo newslettera podľa vášho štýlového manuálu a skôr schválených textov. Publikuje sa až po úprave a schválení človekom.
-
Report z kampaní bez tabuliek
Agent stiahne dáta z reklamných účtov, webovej analytiky a CRM, zostaví týždenný prehľad s komentárom, čo sa oproti minulému týždňu zmenilo, a upozorní na kampane s rastúcou cenou za výsledok. Rozhodnutie o rozpočtoch ostáva na tíme.
-
Kontrola aktuálnosti webu
Agent pravidelne porovnáva texty na webe a v katalógoch s aktuálnymi údajmi – ceny, kontakty, dostupnosť, názvy produktov – a hľadá nefunkčné odkazy či zastarané informácie. Navrhne konkrétne opravy, správca webu ich schváli a publikuje.
-
Newslettre podľa segmentov zákazníkov
Agent rozdelí kontakty podľa údajov v CRM a e-shope – odvetvie, história nákupov, aktivita – a pre každý segment upraví znenie newslettera a odporúčané produkty. Rozoslanie schvaľuje marketér.
-
Recenzie a zmienky o značke
Agent sleduje recenzie a zmienky o značke, zhrnie ich tón a opakujúce sa témy a navrhne odpoveď v tóne značky. Bežné poďakovania môže – ak to povolíte – zverejniť sám, negatívne a citlivé prípady odovzdá zodpovednej osobe na schválenie pred zverejnením.
Napríklad marketingový tím výrobnej firmy dostáva od vývoja technické novinky, ktoré treba každý týždeň prepísať do textov pre web, newsletter a sociálne siete, a každý pondelok skladá report z reklamných účtov. Agent z jedného zdrojového podkladu pripraví návrhy pre všetky kanály v tóne značky a report zostaví sám. Tím texty len upraví a schváli.
Kde ešte agent pomáha
Financie a dokumenty
Faktúry, párovanie platieb, podklady k uzávierke, zmluvy a triedenie dokumentov.
2 oblasti · 10 prípadov Skupina 03Prevádzka a logistika
Preprava, sledovanie zásielok, dodávateľské doklady, sklad, výroba a servisné výjazdy.
3 oblasti · 15 prípadov Skupina 04Ľudia a odvetvia
HR a interné procesy, ambulancie a zdravotníctvo, reality a správa nehnuteľností.
3 oblasti · 15 prípadov
Ktorý z týchto prípadov by ste zverili agentovi ako prvý?
Na bezplatnej konzultácii si prejdeme jednu vašu skutočnú požiadavku z tejto oblasti a ukážeme, ktoré kroky by prevzal agent a kde ostane človek. Bez záväzkov.
Bezplatná konzultácia