Financie a dokumenty
Faktúry, platby, uzávierka, zmluvy a úradné zásielky – práca, kde sa chyba drahšie opravuje, než predchádza. Agent doklady vyťaží, skontroluje voči objednávkam a vzorom a pripraví na schválenie. Zaúčtovanie a podpis ostávajú vždy na účtovníkovi či právnikovi.
Financie a účtovníctvo
Agent pripravuje a kontroluje doklady, párovanie a podklady k uzávierke – rozhodnutie a schválenie ostáva vždy na účtovníkovi.
-
Vyťaženie prijatých faktúr
Agent načíta faktúru z e-mailu alebo skenu, vyťaží dodávateľa, položky, sumy a DPH a pripraví zápis do účtovného systému. Zaúčtovanie potvrdí účtovník.
-
Kontrola faktúr voči objednávkam
Agent porovná faktúru s objednávkou a dodacím listom a upozorní na rozdiely v cene, množstve alebo na duplicitu. Nezrovnalosti odovzdá zodpovednej osobe na vyjadrenie.
-
Párovanie platieb a upomienky
Agent navrhne spárovanie prijatých platieb s vydanými faktúrami podľa variabilného symbolu, sumy či názvu platiteľa – nejednoznačné prípady nechá na účtovníka. Pri faktúrach po splatnosti pripraví upomienku v dohodnutom tóne a odosiela ju až po vašom schválení.
-
Podklady k mesačnej uzávierke
Pred uzávierkou agent zistí, ktoré doklady chýbajú alebo čakajú na schválenie, a vyžiada ich od zodpovedných kolegov. Účtovník dostane zoznam toho, čo ostáva doriešiť.
-
Otázky o firemných číslach
Vedenie sa pýta bežnou rečou – tržby po strediskách, neuhradené faktúry, náklady za obdobie – a agent odpovie z účtovných dát s odkazom na zdroj. Dáta iba číta, nič v nich nemení.
Napríklad do účtovnej schránky prichádzajú stovky faktúr mesačne – PDF, skeny aj fotografie z mobilu. Agent z každej vyťaží údaje, overí IČ DPH vo VIES a bankový účet v zozname Finančnej správy, spáruje ju s objednávkou a pripraví zápis do účtovníctva. Účtovník schvaľuje pripravené doklady namiesto toho, aby ich prepisoval.
Zmluvy a dokumenty
Agent preberá čítanie, kontrolu a triedenie dokumentov – z e-mailov, skenov a PDF vyťaží údaje, porovná ich s vašimi pravidlami a zapíše ich tam, kam patria.
-
Vyťaženie údajov z dokumentov
Zo zmlúv, dodatkov, plnomocenstiev či úradných rozhodnutí – z e-mailu aj zo skenu – agent vyťaží zmluvné strany, sumy, termíny a čísla spisov a zapíše ich do DMS alebo ERP. Nečitateľný alebo nejednoznačný údaj označí na ručnú kontrolu namiesto toho, aby ho hádal.
-
Kontrola zmlúv voči vzoru
Agent porovná návrh zmluvy s vaším vzorom a internými pravidlami, vyznačí odchýlky a chýbajúce ustanovenia a pripraví zrozumiteľné zhrnutie rizík. O úpravách a podpise rozhoduje právnik alebo konateľ.
-
Sledovanie lehôt a platností
Agent eviduje v zmluvách výpovedné lehoty, automatické predlžovanie, konce záruk a splatnosti a s dostatočným predstihom pripomenie zodpovednej osobe termín aj s návrhom ďalšieho kroku – vypovedať, predĺžiť alebo prerokovať podmienky.
-
Triedenie a archivácia dokumentov
Prichádzajúci dokument agent rozpozná podľa typu – zmluva, faktúra, výpoveď, úradná zásielka – pomenuje ho podľa vašich pravidiel, uloží do správneho priečinka v DMS a upozorní osobu, ktorá ho má vybaviť, aj s termínom. Zásielky zo slovensko.sk určené do vlastných rúk preberá vždy oprávnená osoba – agent ich len eviduje a sleduje lehotu.
-
Príprava dokumentov zo vzorov
Z údajov v CRM či ERP agent vyplní vaše vzory – dohodu o mlčanlivosti, objednávku, rámcovú zmluvu, plnú moc – skontroluje povinné polia a pripraví dokument na kontrolu a podpis. Znenie vzoru nemení, dopĺňa iba premenné údaje.
Napríklad obchodná firma dostáva od dodávateľov zmluvy a dodatky v desiatkach formátov a právnik by ich pred podpisom musel čítať celé. Agent každý návrh porovná s firemným vzorom, vyznačí odchýlky v platobných podmienkach, zodpovednosti či výpovedných lehotách a pripraví zhrnutie. Právnik vie vopred, kde sa zmluva odchyľuje od vzoru, a rozhoduje o podpise.
Kde ešte agent pomáha
Obchod a zákazníci
Dopyty, cenové ponuky, objednávky, zákaznícka podpora, e-shop a marketingový obsah.
4 oblasti · 20 prípadov Skupina 03Prevádzka a logistika
Preprava, sledovanie zásielok, dodávateľské doklady, sklad, výroba a servisné výjazdy.
3 oblasti · 15 prípadov Skupina 04Ľudia a odvetvia
HR a interné procesy, ambulancie a zdravotníctvo, reality a správa nehnuteľností.
3 oblasti · 15 prípadov
Ktorý z týchto prípadov by ste zverili agentovi ako prvý?
Na bezplatnej konzultácii si prejdeme jednu vašu skutočnú požiadavku z tejto oblasti a ukážeme, ktoré kroky by prevzal agent a kde ostane človek. Bez záväzkov.
Bezplatná konzultácia