Prevádzka a logistika
Dopyty na prepravu, sledovanie zásielok, dodacie listy, stavy skladu, výrobné odchýlky a servisné výjazdy. Agent preberá komunikáciu a papierovanie, ktoré dnes viažu dispečera, skladníka a technika pri počítači namiesto pri práci.
Logistika a doprava
Agent preberá komunikáciu s dopravcami a zákazníkmi, spracovanie dokladov a sledovanie zásielok – všetko, čo dnes dispečer rieši medzi telefonátmi.
-
Dopyty na prepravu a ponuky
Agent číta dopyty z e-mailu a portálov, vyťaží trasu, termín, rozmery a hmotnosť, chýbajúce údaje si vypýta od zákazníka a podľa cenníka pripraví návrh ponuky. Cenu potvrdzuje dispečer.
-
Sledovanie zásielok a informovanie zákazníka
Agent priebežne kontroluje stav zásielok v systémoch dopravcov a keď hrozí meškanie, upozorní dispečera a pripraví oznámenie pre zákazníka – odchádza podľa pravidiel, ktoré určíte, alebo po potvrdení dispečerom. Pri zmene trasy alebo termínu vykládky aktualizuje údaje v TMS a upozorní príjemcu.
-
Kontrola dodacích listov a CMR
Z fotografií a skenov dodacích listov či CMR agent vyťaží údaje, porovná ich s objednávkou a označí rozdiely – chýbajúce podpisy, poškodenie, iné množstvo. Doklady bez výhrad zaeviduje, sporné odovzdá na kontrolu.
-
Fakturácia prepráv a reklamácie
Po potvrdenom doručení agent pripraví faktúru podľa dohodnutej sadzby a príplatkov (čakanie, mýto, palivo), priloží doklady a predloží ju fakturantovi na schválenie – zákazníkovi odchádza až potom. Reklamácie roztriedi, zozbiera podklady (CMR, fotografie, komunikáciu) a pripraví návrh odpovede; o uznaní nároku rozhoduje človek.
-
Komunikácia s vodičmi a dopravcami
Agent posiela vodičom a subdodávateľom pokyny k nakládke, kontroluje potvrdenia a dokumenty (poistenie, licencie) a upozorní dispečera na to, čo chýba alebo čomu končí platnosť. Otázky vodičov k trase či dokladom zodpovie priamo.
Napríklad menšia špedičná firma dostáva dopyty na prepravu e-mailom v desiatkach rôznych formátov. Agent z každého dopytu vyťaží trasu, termín, typ a množstvo tovaru, overí ich voči cenníku a pripraví návrh ponuky. Dispečer ponuku skontroluje a odošle – namiesto toho, aby každý e-mail čítal a prepisoval ručne.
Výroba a sklad
Agent preberá spracovanie objednávok a dodávateľských dokladov, sledovanie zásob a prípravu podkladov na plánovanie – prácu, ktorá dnes viaže ľudí pri počítači namiesto pri výrobe.
-
Kontrola dodávateľských dokladov
Dodacie listy a certifikáty materiálu agent spáruje s objednávkou, porovná množstvá, šarže a požadované atesty a odchýlky odovzdá skladníkovi či nákupcovi. Bezchybný príjem zaeviduje priamo do ERP.
-
Sledovanie zásob a objednávanie materiálu
Agent sleduje stavy skladu a otvorené zákazky a pri poklese pod minimum pripraví návrh objednávky u dodávateľa podľa dodacích lehôt a cien. Nákupca návrh schváli, agent objednávku odošle a sleduje jej potvrdenie.
-
Reklamácie kvality od odberateľov
Z reklamácie odberateľa agent vyťaží číslo dielu, šaržu a popis chyby, dohľadá k nej výrobné a kontrolné záznamy a pripraví podklad na 8D report. Príčinu a nápravné opatrenia určuje kvalitár.
-
Denný prehľad výroby a odchýlky
Z údajov o výrobe, prestojoch a kvalite agent zostaví ranný prehľad pre vedenie zmeny: čo sa splnilo, kde vznikol sklz a ktoré zákazky sú ohrozené. Na otázky typu „ako sme na tom so zákazkou X“ odpovedá priamo z dát.
-
Komunikácia so zákazníkom o termínoch
Agent odpovedá overeným odberateľom na otázky o stave zákazky a termíne expedície podľa aktuálnych dát a pri posune termínu pripraví návrh oznámenia. Zmenu termínu potvrdzuje plánovač.
Napríklad strojárska firma prijíma denne desiatky dodacích listov a certifikátov materiálu – papierovo, e-mailom aj cez portály dodávateľov. Agent každý doklad spáruje s objednávkou, porovná množstvá, šarže a atesty a bezchybný príjem zaeviduje do ERP. Ak niečo nesedí – chýbajúci certifikát, iná šarža, rozdiel v množstve – príjem pozastaví a upozorní nákupcu.
Servis a terénne služby
Agent preberá príjem servisných požiadaviek, plánovanie výjazdov a papierovanie okolo zásahov – technici sa venujú opravám, nie administratíve.
-
Príjem a triedenie servisných hlásení
Agent číta hlásenia z e-mailu, webového formulára či zákazníckeho portálu, rozpozná zariadenie, typ poruchy a naliehavosť, doplní údaje o zákazníkovi a servisnej zmluve zo systému a založí zákazku. Pri neúplných údajoch sa zákazníka sám dopýta.
-
Návrh denného plánu výjazdov
Agent zoskupí zákazky podľa lokality, kvalifikácie technikov, ich dostupnosti a zmluvných reakčných časov a s pomocou mapových podkladov navrhne poradie výjazdov na deň. Dispečer plán skontroluje, upraví a schváli – až potom odídu technikom notifikácie.
-
Servisný protokol z poznámok technika
Technik po zásahu nadiktuje alebo napíše niekoľko viet a odfotí štítok zariadenia. Agent z toho zostaví servisný protokol so spotrebovaným materiálom a odpracovaným časom; technik ho v mobile potvrdí, agent ho pošle zákazníkovi a podklady odovzdá na fakturáciu.
-
Pravidelné revízie a preventívna údržba
Agent sleduje termíny revízií a servisných intervalov zo zmlúv a evidencie zariadení, s predstihom navrhne zákazníkom termíny, e-mailom ich dohodne a zaradí do plánu. Nezodpovedané výzvy po dohodnutom čase eskaluje na dispečera.
-
Informovanie zákazníka o stave zákazky
Agent odpovedá overeným zákazníkom na otázky o stave opravy, príchode technika či dodaní náhradného dielu podľa údajov v servisnom systéme a sám posiela potvrdenie termínu aj upozornenie pri zmene. Reklamácie a sťažnosti odovzdá vedúcemu servisu so zhrnutím prípadu.
Napríklad servisná firma s desiatkou technikov v teréne dostáva hlásenia porúch e-mailom, cez formulár aj SMS a dispečer by ich inak ručne prepisoval do plánovacej tabuľky. Agent každé hlásenie prijme, dopýta sa na chýbajúce údaje, založí zákazku a navrhne technika podľa lokality a kvalifikácie. Dispečer denný plán už len skontroluje a potvrdí.
Kde ešte agent pomáha
Obchod a zákazníci
Dopyty, cenové ponuky, objednávky, zákaznícka podpora, e-shop a marketingový obsah.
4 oblasti · 20 prípadov Skupina 02Financie a dokumenty
Faktúry, párovanie platieb, podklady k uzávierke, zmluvy a triedenie dokumentov.
2 oblasti · 10 prípadov Skupina 04Ľudia a odvetvia
HR a interné procesy, ambulancie a zdravotníctvo, reality a správa nehnuteľností.
3 oblasti · 15 prípadov
Ktorý z týchto prípadov by ste zverili agentovi ako prvý?
Na bezplatnej konzultácii si prejdeme jednu vašu skutočnú požiadavku z tejto oblasti a ukážeme, ktoré kroky by prevzal agent a kde ostane človek. Bez záväzkov.
Bezplatná konzultácia